Dengan hadirnya sistem work from home, meeting online jadi solusi untuk saling komunikasi antar divisi. Namun, bagaimana cara agar meeting online tanpa kendala sehingga masing-masing tahu perkembangan kerja dengan baik? Mengingat setiap orang berada di lokasi berbeda, kondisi jaringan hingga suasana bisa mengganggu agenda meeting. Akibatnya, laporan yang harus disampaikan tidak jelas dan menghambat pekerjaan.
Untuk bisa meeting dengan lancar, setiap orang harus melakukan persiapan dengan matang. Seperti apa persiapan dan bagaimana meeting online dengan aman? Simak penjelasannya.
Daftar Isi
5 Tips Meeting Online tanpa Kendala dan Efisien
Setiap meeting online, ada beberapa persiapan dan teknik meeting yang harus Anda pahami:
1. Menentukan Agenda Meeting dengan Jelas
Setiap meeting harus memiliki agenda yang jelas, agar ada input dan output yang dihasilkan. Selain itu, agenda akan membantu setiap orang memahami isi meeting dan mempersiapkan materinya.
Anda bisa menjelaskan kepada setiap anggota, apa saja poin-poin yang akan menjadi pembahasan. Kirimkan informasi agenda ini sehari atau dua hari sebelum rapat berlangsung.
2. Memastikan Semua Peralatan Siap
Meeting online tampaknya simpel, Anda hanya perlu komputer dan internet Wifi untuk memulainya. Tapi peralatan meeting bukan hanya itu, Anda juga harus mempersiapkan konten presentasi, notebook, dan lainnya.
Platform meeting online juga menjadi perlengkapan penting yang akan memastikan jalannya rapat lancar. Persiapan ini perlu Anda lakukan minimal 30 menit sebelum rapat mulai.
3. Pelajari Setiap Fitur Platform Meeting
Anda baru pertama kali mengadakan atau ikut rapat online? Kenali dulu platform apa yang akan Anda gunakan dan fitur-fitur di dalamnya. Baik itu fitur untuk mengundang meeting online, fitur mute, chat, dan lain sebagainya.
Fitur-fitur ini akan memudahkan rapat berjalan dengan lancar, khususnya ketika sesi tanya jawab atau presentasi. Pastikan tidak ada gangguan, seperti menyalakan mic tanpa sengaja sehingga mengganggu audio meeting.
4. Memanfaatkan Waktu dengan Efisien
Hal terburuk yang sering terjadi pada saat meeting, baik online atau offline adalah penggunaan waktu yang kurang efisien. Ini bisa saja terjadi ketika pembahasan keluar dari topik utama.
Untuk itu, Anda perlu mengelola waktu dengan efisien. Bisa dengan moderator dan membatasi waktu untuk laporan setiap divisi atau berapa menit seseorang bisa berbicara.
5. Buat SOP Rapat
Meeting online bisa bebas kendala selama Anda sudah menetapkan SOP. Buat aturan baku, siapa yang menjadi pemimpin rapat, kapan anggota bisa berbicara, maupun kapan bisa tanya jawab. Anda bisa mengirimkan peraturan ini bersamaan dengan informasi agenda rapat dan juga jadwalnya.
Dengan tips meeting online ini, Anda bisa membahas pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Terapkan tips ini setiap kali Anda akan menyelenggarakan meeting. Supaya meeting tidak terkendala dengan jaringan, Anda perlu berlangganan internet Wifi yang selalu lancar seperti dari Oxygen.
Dengan kecepatan 100 Mbps, 150 Mbps, hingga 200 Mbps, Anda bisa menyelenggarakan meeting dengan aman.
